Bestuur: Onze impact op eerlijk en betrouwbaar werken
Hoe pakt het UMC Utrecht een transformatie van de organisatie aan voor haar collega’s?
In het UMC Utrecht werken we aan een nieuwe organisatiestructuur, waarmee we onze visie en missie als UMC Utrecht gerichter en sneller kunnen realiseren. Dat doen we door onze processen en werkzaamheden zo in te richten dat we makkelijker, efficiënter en nog beter kunnen samenwerken. In 2025 zetten we grote stappen in de transformatie om de nieuwe organisatiestructuur verder in te richten.
Een zorgvuldig veranderplan, met oog voor iedereen
In 2025 is het nieuwe organisatie ontwerp gemaakt. Bijzonder is dat een groot deel van de leidinggevenden actief heeft meegedacht over het nieuwe organisatieontwerp. De nieuwe structuur is bottom-up tot stand gekomen – een aanpak die in Nederland uniek is voor een organisatie van deze omvang. Daarmee geven we invulling aan eerlijk en betrouwbaar werken: samen ontwerpen, samen verantwoordelijkheid nemen.
De invoering van het nieuwe organisatiemodel verloopt gefaseerd en overzichtelijk. In 2025 zijn de collega's die rapporteren aan de Raad van Bestuur (leiderschapsniveau L2) geplaatst in hun nieuwe rol als kwartiermaker. In 2026 volgen leiderschapsniveau’s L3, L4 en L5.
In de nieuwe matrixorganisatie wordt samenwerken nóg belangrijker. Daarom hebben we in 2025 bewust geïnvesteerd in het versterken van deze competentie. Door collega’s samen te brengen, kennis te delen en ruimte te geven voor dialoog, bouwen we stap voor stap aan een organisatie waarin mensen elkaar weten te vinden en samen verantwoordelijkheid nemen.
Transparant en met gelijke kansen
In de tweede helft van 2025 startte de voorbereidingsfase voor de invoering. Dat had directe impact op het tweede organisatieniveau. Plaatsingen en benoemingen binnen L2 vonden plaats, terwijl de oude en nieuwe structuur tijdelijk naast elkaar bestonden.
Om dit proces zorgvuldig, transparant en met gelijke kansen voor iedereen te laten verlopen, werkten we hierbij met externe begeleiding. Voor iedere leidinggevende werd een zogenoemde leiderschapsfoto opgesteld: een integraal beeld van wie iemand is als mens en als leider. Dit bood een objectieve basis voor plaatsing en benoeming en hielp om talent, ervaring en ontwikkelpotentieel eerlijk te wegen.
Van directies naar diensten: mens volgt werk
Een zichtbare verandering in 2025 was de overgang van verschillende directies naar gecentraliseerde diensten. Staf- en ondersteunende functies, zoals financiën en inkoop, zijn samengebracht. Daarmee bewegen we van veel losse onderdelen naar meer uniformiteit en gezamenlijke sturing. Dit vergroot onze slagkracht en maakt het mogelijk om middelen efficiënter in te zetten.
Voor veel collega’s betekende dit een verandering van plek in de organisatie, volgens het principe ‘mens volgt werk’. In de basis blijven zij hetzelfde werk doen, al zijn zij soms gekoppeld aan een andere hiërarchische leidinggevende of ondergebracht in een andere dienst.
Het uitgangspunt was helder: deze beweging maken we met behoud van collega’s. We willen de transformatie zoveel mogelijk realiseren met de mensen die het UMC Utrecht al maken. In een beperkt aantal gevallen zijn functies vervallen en zijn collega’s boventallig geraakt. De impact was het grootst voor collega’s binnen de directie Informatie Technologie en de directie Informatie Technologie en Financiën.
De menselijke maat als leidraad
We begrijpen dat een organisatieverandering van deze omvang spanning en onzekerheid kan oproepen. Daarom was in 2025 de menselijke maat een belangrijk uitgangspunt. In nauwe afstemming met de vakbonden is een sociaal beleidskader en sociaal plan opgesteld. Ook de Ondernemingsraad was hier intensief bij betrokken.
In het sociaal plan hebben we extra waarborgen ingebouwd om collega’s zo goed mogelijk te ondersteunen. Zo is onder meer de herplaatsingstermijn verlengd. Hiermee nemen we onze verantwoordelijkheid als werkgever en laten we zien dat eerlijk en betrouwbaar werken niet alleen gaat over structuur en processen, maar vooral over mensen.
Samen in gesprek en samen leren
Goede communicatie en dialoog waren essentieel in 2025. Voor collega’s die meer wilden weten over de personele gevolgen of behoefte hadden aan ondersteuning, is een uitgebreide intranetpagina ingericht. Hier vinden leidinggevenden en medewerkers uitleg over de stappen in het proces, hulpmiddelen voor gesprekken en praktische informatie.
Leidinggevenden ontvingen via een wekelijkse nieuwsbrief vanuit Mens & Organisatie actuele informatie over het plaatsings- en benoemingsproces. Daarnaast organiseerden we inloopsessies, het zogenoemde Vragen(V)uur, waar collega’s hun vragen rechtstreeks konden stellen. Deze sessies werden druk bezocht.
Iedere maand was er bovendien een nieuwe aflevering van ‘Bij ons in Huis’: een live uitzending door en voor UMC Utrecht-collega's. Elke uitzending startte met een update over de transformatie. Ook organiseerden we strategiesessies en bijeenkomsten om met elkaar in gesprek te gaan.
Zo pakken we de transformatie aan: zorgvuldig, transparant en met oog voor de mens. Als één UMC Utrecht, samenwerkend aan een toekomstbestendige organisatie waarin ieder mens telt.